主题：皇冠花园首届业委会第一次工作会议——会议纪要

皇冠花园首届业委会第一次工作会议

会议纪要

2012年5月5日9：00-11:30，皇冠花园首届业委会第一次工作会议在皇冠花园一期8号楼多功能厅召开。皇冠花园首届业委会主任邱斌、副主任王彭其、助理主任郑峰、委员张士琦、王淑华参加了本次会议。

会议由业委会主任邱斌主持。

本次会议议题：

1、明确业委会各位成员的工作分工；

2、落实业委会办公场地的设置和办公用品的购置及申请；

3、了解并启动“包阳台”的相关工作事项；

4、建立和完善与业主的沟通机制；

5、明确园区各项用房的产权属性及要求物业提供相关财务运营报告；

会议内容如下：

一、结合与会人员的讨论、协商及其他成员的专业背景，会上初步确定7名业委会成员的具体工作分工。其中

    # Y! o&`1 _0 ]3 p# o% E, z( N! T: \6 f'z主任：邱斌，;c2 q/ I  o"J4 d6 P&J全面负责主持业委会日常工作；

    副主任：王彭其，配合主任做好各项管理工作； 

    助理主任：郑峰，主要负责业委会日常办公管理；

    委员：王淑华，主要负责业委会日常信息管理；

    委员：张士琦，主要负责监督物管和外联工作的开展；

    委员：李雪峰，主要负责小区文体活动的开展和宣传；

    委员：赵凯，主要负责园区及业委会相关的财务管理；

   会议指出，业委会作为一个公益团队，在今后工作中应积极倡导“分工不分家”原则，精诚合作地开展各项工作。考虑到业委会成员均为在职人员，闲暇时间并不充裕；如今后业委会工作量过于饱和，为保证工作效率及品质，建议外聘热心并有能力的退休或专业人士有偿来协助日常办公信息的处理、社区维权、广告宣传以及业主接待等具体事务办理。

二、通过与物管公司的前期沟通及现场勘查，会上明确业委会办公场所设在一期12号楼东单元一楼（原物业服务中心）。

同时，由邱斌负责与物管协调办公场地的使用和前期维护，由王淑华统筹梳理办公用品的清单并向街道申请专项经费，尽快落实并完善业委会办公场所，。(业委会办公用品清单详见附件1.)

三、就当前业主呼声较大的“包阳台”工作，皇冠花园业委会高度重视该项工作。第一阶段将委托物管公司以问卷形式进行需求调研工作，全面统计一期909户业主对“包阳台”工程的需求以便后续工作的开展。

会上指出，“包阳台”工程应建立在不影响楼宇外立面美观和整洁的基础上进行统一设计、统一选材、统一施工。同时，应积极做好每户业主的意见征询工作，争取取得100%业主的同意进行“包阳台”工程，以保证外立面效果的统一。

四、为进一步加强与业主之间的沟通，皇冠花园业委会拟设置四种沟通渠道服务广大业主、保障业主权益。其中：

1、建议箱。在业委会办公室门口设置建议箱，业主可通过书信、纸条方式进行传达，业委会在收到建议书后一周内进行书面或电话回复。

2、网络论坛。在搜房网皇冠花园论坛置顶业委会工作交流贴，业主可通过网上浏览、回帖方式进行关注和交流，业委会将委托郑峰负责论坛方面的定期回复。

3、工作电话。业委会办公场所确认后将设置固定工作电话，并公开座机号码，届时业主可直接电话沟通；同时，业委会委员的联系方式已通过电梯通知方式向全体业主公开，业主有紧急事项可联系相关人员。

4、业主接待日。根据业主需求情况，必要时每月设置业主接待日（如周末上午9:30-11:30），以1名业委会成员和1名物管管理人员一起坐班的方式来进行业主接待，切实、高效解决业主相关问题。

五、为保障全体业主权益，了解物管运营状况。业委会要求物业公司明确园区各项用房的产权属性并提供近年来每年的财务运营报告。

皇冠花园第一届业主委员会

2012-5-10

业委会的同志辛苦了！